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Umorganisation

Letztens war es soweit: die totale Organisations-Apokalypse. Ich hätte nicht gedacht, dass ich jemals an den Punkt kommen würde, an dem mir die Informationen, welche auf mich einprasseln und die Dinge, die ich zu erledigen habe um die Ohren fliegen könnten.

Eigentlich hab mein bisheriges System für gar nicht so schlecht gehalten: Für To-do-Listen reichte Reminders von Apple und für gelegentliche digitale Notizen reichte Notes – ebenfalls von Apple. Da ich mich oft in Seminaren aufhalte und das hinschmieren von Schemata auf Papier oftmals schneller vonstatten geht, habe ich, wie es in der Forschung eigentlich auch üblich ist, ein Journal geführt, in welches ich den Großteil der Informationen eingetragen habe. Hört sich ja eigentlich nach einem klarem und einfachem Workflow an: Alles was anfällt, wandert entweder in das Notizbuch oder wird als Eintrag auf der To-do-Liste verewigt. Wie schnell man sich irren kann…

Ich erspare euch jetzt die Details, jedoch habe ich zwei Fakten völlig außer Acht gelassen:

1. Die Vielfalt der Zugehörigkeit der Informationen ist bei mir enorm groß
2. Alle Informationen wollen festgehalten werden

Daraus ergeben sich viele Probleme. Das Hauptproblem ist dabei vor allem, dass Informationen verloren gehen und viele Denkprozesse erneut durchgeführt werden müssen. Eine hohes Maß an Ineffizienz droht. Bei mir hat sich das in sofern manifestiert, dass vieles deutlich stressiger geworden ist, was man eigentlich vermeiden möchte.

Auf der Suche nach dem goldenen Gral…

Es musste als eine neuer Workflow her. Es folgte die Selbstanalyse des bisherigen Verfahrens zur Datenerfassung/Informationsverarbeitung und der dafür genutzten Mittel:

Probleme mit To-do-Listen hatte ich genau genommen nicht. Zwar sind die von mir genutzten Mittel simpel, aber es reicht für mich sogar aus. Solange ich Fristen den einzelnen Objekten zufügen kann und diese in Ordnern ablegen kann, reicht es sogar tatsächlich aus.

Mein Problem scheint viel mehr die Informationsablage zu sein. Viele Informationen laufen analog auf, was das Durchsuchen der Informationen und das sortieren erschwert. Notizbücher sind stetig fortlaufend. Das ist auch genau das Hauptproblem. Die Informationen werden nicht sortiert und man überblättert auch schnell eine Seite. Hier gibt es also deutlichen Nachholbedarf.

Der Vorteil von analogen Notizen ist, dass man Skizzen wesentlich schneller anfertigen kann. Ansonsten überwiegen jedoch die Nachteile. Was ich also haben will ist quasi ein digitales Notizbuch, welches seinem analogem Vorgänger also in nichts nachsteht – auch nicht in der Geschwindigkeit der Informationserfassung.

Nun ist ja oftmals so: Wenn man nicht gerade selber Lust hat sich selber eine Lösung zu basteln, muss man sich nunmal mit dem zufrieden geben, was verfügbar ist. Da ich mit Softwareprojekten schon durchaus ausgelastet bin, musste ich also in den sauren Apfel beissen. Sprich: Der Workflow muss sich leider an die Gegebenheiten der Verfügbaren Lösungen anpassen.

Möge die Suche beginnen…

Marktanalyse

Was ist mit ziemlicher Sicherheit immer ein guter Anfang, wenn man nach neuen Arbeitstechniken fragt? Klar, man befragt mal seine Timeline.

Und dann hat man auch schon seine Liste mit genügend Dingen zum Testen. Es folgt eine Auswahl der potentiellen Kandidaten:

Evernote

kostenlos (Premium: 5€ pro Monat oder 40€ im Jahr)

Natürlich, der Platzhirsch. Bei Evernote besitze ich witzigerweise seit 2008 einen Account, welchen ich allerdings bisher nicht wirklich genutzt habe. Das Prinzip von Evernote sollte allgemein bekannt sein: Innerhalb von Notebooks erzeugt man Notizen in welche man verschiedenste Informationen ablegen kann. Was mich besonders begeistert hat, ist dass ich jede Art von Datei dort hineinwerfen kann. Eine kurze Einführung in die Funktionweise von Evernote gibt es hier.

Wichtig ist jedoch neben den Inhalten auch die Organisation. Hier arbeitet Evernote mit Tags und Notebooks. Ebenso können Notizen Erinnerungen (Reminders) enthalten, welchen man wiederum eine Frist zuweisen kann. Es lassen sich also ebenfalls To-do-Listen nutzen.

OneNote

kostenlos

OneNote ist ein Tool von Microsoft, welches ziemlich offensichtlich die Funktionalität von Evernote in die hauseigene Office-Suite integrieren soll. Da ich mittlerweile von mehren Arbeitskollegen gehört habe, dass das Tool durchaus brauchbar sein soll, habe ich es einfach mal ausprobiert.

Nun es ist so: Eigentlich ist OneNote wirklich sehr ähnlich zu Evernote: Man kann alle möglichen Dateien hinterlegen, es gibt Notizbücher et cetera pp.  Was hinzukommt, ist, dass einzelne Inhalte (innerhalb von Notizen) verschlagwortet werden können. Ein durchaus interessantes Feature. Was OneNote jedoch gar nicht mitbringt, ist eine Funktionalität für To-do-Listen. Zudem wirken Informationen durch die freie Anordnung der Elemente innerhalb der Notiz sehr schnell chaotisch.

OmniFocus

~40$ (Mac), ~20$ (iPhone), ~30$ (iPad)

Kein Blogpost über Selbstorganisation ohne OmniFocus. Ein Tool, was vielen Leuten aus meiner Timeline scheinbar gute Dienste leistet. Die Idee hinter OmniFocus basiert auf dem Prinzip von Getting Things Done. Viel mehr muss ich hier auch gar nicht erwähnen. Würde ich lediglich nach einer Software suchen um die Kopfzeile einer Aufgabe zu erfassen und müsste keine weiteren Informationen hinzufügen, wäre OmniFocus genau  das Tool was ich gesucht hätte. Die Software wirk extrem gut durchdacht. Was jedoch wirklich fehlt ist die Möglichkeit Dateien anzuhängen und einer Aufgabe mehr zuzufügen als einfach nur einen Namen.

Wunderlist

kostenlos (Pro: 4,49€ pro Monat)

Wunderlist ist einer der Dienste, welche ich vor sehr langer Zeit verwendet habe. Damals waren Programme mit To-do-List Funktionalität noch sehr rar auf dem Mac. Seitdem hat sich einiges getan. Die Kernfunktionalität ist jedoch gleich geblieben. Was auch nach mehreren Jahren immer noch nervt ist das erzwungene Hintergrund Bild. Es wirkt dadurch leider sehr billig.

ToDoIst

kostenlos (Pro: 29$ pro Jahr)

ToDoIst ist ein relatives neues Stück Software, welches mir vor allem dadurch aufgefallen ist, dass es auf quasi jeder Platform verfügbar ist. Der Funktionsumfang ist quasi ähnlich groß wie bei der Konkurrenz. Leider fehlt auch hier die Möglichkeit mehr als nur ein paar Wörter der Aufgabe zuzufügen.

Die Lösung

Nachdem ich mir diese kleine Auswahl an Clients angeschaut habe, habe ich mich für Evernote in einer Kombination mit Apple Reminders entschieden. Wie sieht mein Workflow also aus?

Der Großteil meiner Informationen fällt nach wie vor analog an. Jedoch betrachte ich analog vorhandene Informationen ab jetzt nur noch als Zwischenstufe. Alles was irgendwie erfasst wird, landet auf in jedem Fall in Evernote. Kleinere Sachen, welche keine weiteren Informationen benötigen und noch am selbem Tag erledigt werden müssen, landen einfach in Reminders. Zwar habe ich nun gleich zwei Anlaufstellen wo meine To-do-Listen Einträge auftauchen, was jedoch weitaus weniger problematisch ist als es sich anhört. Wie ich bereits sagte: Man muss wohl oder übel den ein oder anderen Kompromiss eingehen…